Algemene voorwaarden werkgever

Algemene voorwaarden & privacyverklaring werknemer

1. Toepassingsgebied

Dit is een overeenkomst (hierna ‘Algemene Voorwaarden’) tussen u, natuurlijke persoon of rechtspersoon (hierna ‘Klant’), en Payflip BV, rechtspersoon gevestigd in Edekestraat 44, 9800 Deinze (België) - met BTW-nummer 0746.748.857 (hierna ‘Payflip’). 

 

De Algemene Voorwaarden hebben betrekking op de diensten en bijhorende software die Payflip aanbiedt en die hieronder gedefinieerd worden (hierna ‘Diensten’).  

 

Payflip en de Klant worden hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Partijen’ en afzonderlijk als de ‘Partij’. 

 

Payflip heeft in het kader van haar payroll consultancy dienstverlening een IT oplossing ontwikkeld om cafetariaplannen efficiënt te kunnen uitrollen bij de kleinste ondernemingen in België (hierna ‘Cafetariaplan tool’).

 

De Klant heeft een dergelijke oplossing nodig voor haar eigen organisatie. 

 

Het contractuele kader tussen de Partijen voorziet de volgende overeenkomsten:

  • een overeenkomst tussen Payflip en de Klant (de huidige Algemene Voorwaarden);
  • een privacyverklaring van Payflip in het kader van gegevensbescherming (de “Privacyverklaring”);
  • een overeenkomst tussen Payflip en de uiteindelijke gebruikers – natuurlijke personen werkzaam bij de Klant (de “End-User License Agreement” of “EULA”).

 

De Klant wordt geacht de Algemene Voorwaarden te kennen en te aanvaarden, wanneer hij een beroep doet op de Diensten.

2. Structuur

Deze Algemene Voorwaarden bestaan uit deze bepalingen en voorwaarden, samen met alle bijlagen die van tijd tot tijd door Payflip kunnen worden gewijzigd. Als er een conflict bestaat tussen of onder de documenten die deel uitmaken van deze Algemene Voorwaarden, dan prevaleren de bepalingen van het hoofddeel van deze Algemene Voorwaarden, tenzij een schriftelijke bijlage of een ander achteraf getekend, schriftelijk document de bepalingen en voorwaarden van de Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk en nominatief wijzigen. In het geval deze Algemene Voorwaarden via het internet werden afgesloten – hetgeen de regel is –, komen de Partijen uitdrukkelijk overeen de bepalingen van artikel XII.10 van het Belgisch Wetboek van Economisch Recht toe te passen en verklaren ze expliciet dat alle informatie die nodig is voor het afsluiten van de Algemene Voorwaarden in elektronische vorm in deze Algemene Voorwaarden als dusdanig opgenomen zijn.

3. Definities

Alle hieronder gedefinieerde termen die met een hoofdletter beginnen, worden als volgt gedefinieerd:


Diensten: verwijst naar het leveren van consultancy en IT-diensten in de breedste zin van het woord (o.a. hosting-, onderhouds- en ondersteuningsdiensten) die door Payflip aan de Klant worden geleverd in verband met de Cafetariaplan tool, zoals omschreven in Artikel 4 van de Algemene Voorwaarden. 


Gegevens: betekent alle gegevens die door de Klant naar Payflip worden doorgestuurd om verwerkt te worden in het kader van de opzet van de Cafetariaplan tool en die die alleen toegankelijk zijn voor Gebruikers.


Gegevensbescherming: betekent de veiligheid, bescherming en privacy van persoonsgegevens bij de verwerking ervan zoals vereist door de Belgische wet van 30 juli 2018 met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG, of in het Engels “GDPR”) alsook elke andere regelgeving die hierop van toepassing is.


Gebruiker: betekent elke werknemer die zijn/haar keuzes registreert in de Cafetariaplan tool.


Ingangsdatum: betekent de datum waarop de Algemene Voorwaarden van kracht worden zoals door de Partijen overeengekomen, zijnde de datum waarop de Klant zich registreert op de Cafetariaplan tool en daarmee akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden, dan wel zich uitdrukkelijk akkoord verklaart met onderhavige Algemene Voorwaarden.


Intellectuele eigendom: betekent alle eigendomsrechten op intellectuele creaties, waar ook in de wereld, registreerbaar of niet, geregistreerd of niet, met inbegrip van elke indiening of recht tot indiening tot verkrijgen van een dergelijk recht. Intellectuele Eigendom omvat, doch is hiertoe niet beperkt, Vertrouwelijke Informatie, bedrijfsgeheimen, verkregen en aangevraagde octrooien, modellen, businessnamen, logo’s, auteursrechten en handelsmerken.


Overeenkomst: betekent deze Algemene Voorwaarden en de bijlagen (indien van toepassing).


Persoonsgegevens: betekent alle informatie die direct of indirect een persoon identificeert, zoals, zonder beperking, de naam, het adres, het e-mailadres, het telefoonnummer, het identificatienummer of een identificator..


Leverancier: betekent een derde partij die onrechtstreeks producten aanbiedt binnen de Cafetariaplan tool (bijv. IT devices, verzekeringen, fietsleases,...).


Verbonden onderneming: betekent elke onderneming of rechtspersoon die direct of indirect gecontroleerd wordt door een van beide Partijen; elke onderneming of rechtspersoon die een Partij direct of indirect controleert; alsook elke onderneming die te allen tijde tijdens de duur van deze Algemene Voorwaarden een meerderheidsbelang heeft in dergelijke Partij doordat het een meerderheid aan stemgerechtigde aandelen bezit of op andere wijze zeggenschap uitoefent door haar aandeelhouderschap.


Vertrouwelijke informatie: betekent alle vertrouwelijke of andere niet-openbare informatie waarvan redelijkerwijze kan aangenomen worden dat ze vertrouwelijk is, met betrekking tot Payflip (de ‘Bekendmakende Partij’), haar activiteiten, methodes, klanten, medewerkers, investeringen, projecten of resultaten, met inbegrip van (doch niet beperkt tot) alle lijsten van klanten en prospects, marketingplannen en – strategieën, financiële verslagen en voorspellingen en alle andere niet-openbare informatie. Alle informatie waar de Klant (de ‘Ontvangende Partij’) toegang toe krijgt bij Payflip en die onder de toepassing van de privacywetgeving valt, wordt steeds als Vertrouwelijke Informatie beschouwd, onverminderd de verplichting van de Ontvangende Partij om deze enkel in overeenstemming met de privacywetgeving te behandelen. Indien twijfel bestaat of bepaalde informatie vertrouwelijk is of niet, dient de Ontvangende Partij dit af te toetsen bij Payflip en deze in afwachting als vertrouwelijk beschouwen.


Werknemer: betekent elke natuurlijke persoon verbonden met de Klant op grond van een arbeidsovereenkomst en gemachtigd door de Klant om de Cafetariaplan tool te gebruiken.

4. Omvang van de Diensten

  1. Ingang en duur

Payflip zal de Diensten aan de Klant leveren vanaf de Ingangsdatum, of vanaf een latere datum die in deze Algemene Voorwaarden voor bepaalde diensten of locaties kan worden bepaald en dit voor de hele duur van de Algemene Voorwaarden.

  1. Beschrijving van de Diensten

4.2.1 Principe

In het kader van de opzet van een cafetariaplan bij de Klant, zal Payflip:

  • consultancy aanbieden, en
  • de Klant en de Werknemers toegang geven tot de Cafetariaplan tool.

 

4.2.2 Consultancy

Wat de consultancy betreft, zal Payflip de Klant advies geven voor het opstellen van de juridische documenten ter invoering van het cafetariaplan. Deze documenten behelzen een bedrijfspolicy en een bijlage bij de arbeidsovereenkomst ter invoering van het cafetariaplan. 

 

4.2.3 Cafetariaplan tool

De Cafetariaplan tool stelt de Klant en de Werknemers in staat het cafetariaplan dat werd ingevoerd in de onderneming, te beheren. Zo zal de Klant toegang hebben tot gedetailleerde informatie m.b.t. het budget in het cafetariaplan van elke Werknemer en de keuzes die de Werknemers wensen te maken in het cafetariaplan, terwijl elke Werknemer de mogelijkheid krijgt om via de Cafetariaplan tool in te stappen in het cafetariaplan van de Werkgever, zijn budget op te volgen en keuzes te maken in het cafetariaplan. 

 

4.2.3.1. Registratie en accounts

De Werkgever zal de professionele e-mailadressen van alle in aanmerking komende Werknemers doorgeven aan Payflip. Payflip zal hen vervolgens via e-mail uitnodigen om zich aan te melden in de Cafetariaplan tool, met dien verstande dat de in aanmerking komende Werknemers niet in staat zullen zijn de Cafetariaplan tool te gebruiken alvorens geldig geregistreerd te zijn. 

De registratie kan vereisen dat iedere in aanmerking komende Werknemer een aantal persoonlijke gegevens verstrekt, die nodig zijn om gebruikersaccounts op de Cafetariaplan tool aan te maken en om het budget van iedere in aanmerking komende Werknemer te koppelen aan hun account op de Cafetariaplan tool. Deze persoonlijke gegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de Payflip privacyverklaring, beschikbaar in de Cafetariaplan tool.  

Alle in aanmerking komende Werknemers die gebruik willen maken van de Cafetariaplan tool, zullen worden gevraagd om de Algemene Voorwaarden van Payflip te accepteren bij het eerste gebruik van de Cafetariaplan tool.

 

4.2.3.2. Budget en keuzes

Aan elke in aanmerking komende Werknemer wordt een budget toegekend, zoals uitsluitend bepaald door de Werkgever. 

Een in aanmerking komende Werknemer kan a.d.h.v. de simulatiemogelijkheden in de Cafetariaplan tool de impact van een bepaalde keuze voor een voordeel op zijn budget simuleren. Deze simulaties worden louter voor indicatieve doeleinden meegegeven en weerspiegelen geen bindend advies t.o.v. de fiscale gevolgen van elke keuze in de Cafetariaplan tool. 

Een Werknemer beslist om deel te nemen in het cafetariaplan als User op het moment dat zijn keuzes in de Cafetariaplan tool worden geregistreerd en doorgestuurd naar de Werkgever. De Werkgever zal deze vervolgens valideren of weigeren. 

Elke User zal in staat zijn om een volledig overzicht te hebben van alle keuzes die hij/zij heeft gedaan in de Cafetariaplan tool. 

Payflip verbindt er zich tevens toe, indien de Werkgever dit wenst, de keuzes van de Users te communiceren op maandelijkse basis naar het sociaal secretariaat of payroll consultant van de Werkgever teneinde een correcte verwerking van de keuzes mogelijk te maken door het sociaal secretariaat of payroll consultant. 

 

4.2.3.3. Modificaties

De Werkgever kan Payflip te allen tijde verzoeken om:

  • het budget of het vast maximum budget vermeld, naargelang het geval, op in de Cafetariaplan tool, voor elke in aanmerking komende Werknemer te wijzigen;
  • toegang te verlenen tot de Cafetariaplan tool voor een nieuwe in aanmerking komende Werknemer; of
  • de toegang tot de Cafetariaplan toom te verwijderen voor een bestaande in aanmerking komende Werknemer of User. 

Indien een wijziging ingevolge dit artikel niet mogelijk is, zal Payflip de redenen van de onmogelijkheid om toegang te krijgen tot het verzoek van de Werkgever, naargelang het geval, uitleggen en beide Partijen verbinden zich ertoe te goeder trouw te onderhandelen om de wijziging of een redelijk equivalent zo snel mogelijk door te voeren.


  1. Middelenverbintenis

Payflip zal haar uiterste best doen om de Diensten te leveren zoals beschreven in Artikel 4.2. Payflip zal de nodige zorg en aandacht besteden aan de geleverde Diensten en de professionele en technische kwaliteit van alle Diensten zal beantwoorden aan de geldende industriestandaarden. Toch kan Payflip, zonder gehouden te zijn tot betaling van enige schadevergoeding, maar, na voorafgaande kennisgeving aan de Klant, de Diensten onderbreken met het doel ze te onderhouden of te verbeteren, of wanneer de opschorting van de Diensten tot doel heeft illegale of ongeoorloofde activiteiten te voorkomen of af te remmen.

  1. Wijzigingen

Onverminderd andere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden, mag Payflip wijzigingen aanbrengen in de manier waarop ze haar Diensten, standaarden, operationele procedures, toegankelijkheidsperiodes, toewijzing en hoeveelheid van gebruikte systeembronnen en administratieve en operationele methoden, systemen of algoritmen levert, mits Payflip met dergelijke wijzigingen de Diensten niet op een wezenlijke en nadelige manier wijzigt en de Klant hierover binnen een redelijke termijn informeert. Dergelijke wijzigingen zullen niet leiden tot een verhoging van de tarieven, tenzij anders overeengekomen.

  1. Service levels

De software en Diensten worden geleverd ‘as is’.

  1. Verantwoordelijkheden van de Klant
  1. Onderliggende relaties van de Klant

De Klant blijft verantwoordelijk voor het beheer van de relatie met haar werknemers en met Leveranciers, met inbegrip van de onderliggende contractuele relatie. Deze relaties en de contractuele vertaling daarvan worden niet beïnvloed door deze Algemene Voorwaarden. De Klant, en niet Payflip, is verantwoordelijk voor eventuele geschillen die daarmee verband houden.

  1. Eigen infrastructuur

De Klant is financieel en administratief verantwoordelijk voor het onderhoud en de veiligheid van haar eigen infrastructuur, hardware, software en voor (het gebruik) van de authenticatiemiddelen en elektronische handtekening, waar van toepassing.

  1. Authenticatie

De Partijen komen overeen dat de volgende authenticatiemiddelen door beide Partijen aanvaard zijn en mogen gebruikt worden binnen de Cafetariaplan tool van Payflip, zoals beschikbaar: (i) gebruikersnaam en wachtwoord (en optioneel twee-factor authenticatie); (ii) de eID-kaart, (iii) It’s me®, (iv) rijksregisternummer en wachtwoord (en optioneel twee-factor authenticatie) en (v) enig ander e-authenticatiemiddel en/of preferentiële e- authenticatiemiddelen en/of uitsluiting van sommige e-authenticatiemiddelen, zoals door Payflip kunnen worden toegevoegd.

  1. Kosten ingevolge niet nakomen van verplichtingen

De Klant verklaart uitdrukkelijk dat de uitvoering van de diensten door Payflip afhankelijk kan zijn van het tijdig en doeltreffend nakomen van haar verplichtingen uit hoofde van deze Algemene Voorwaarden. Indien de Klant haar verplichtingen uit hoofde van deze Algemene Voorwaarden niet nakomt, stemt zij ermee in alle kosten en lasten te dragen met betrekking tot de extra diensten die Payflip moet uitvoeren om de problemen die voortspruiten uit het niet naleven van haar verplichtingen op te lossen

  1. Juridische en (para)fiscale aansprakelijkheid

De Diensten van Payflip zijn beperkt tot de terbeschikkingstelling van de Cafetariaplan tool en aanverwante diensten zoals beschreven in Artikel 4.2 van deze Algemene Voorwaarden. De Klant behoudt als enige beslissingsbevoegdheid omtrent de beleidslijnen en uitvoering van haar loonpolitiek, inclusief communicatie van en naar werknemers. Elke aansprakelijkheid, juridisch, fiscaal en/of parafiscaal, die hieruit voortvloeit, kan niet ten laste van Payflip worden gelegd.

7. Prijs, wijze van betaling en gevolgen van niet- of laattijdige betaling 

7.1 Prijs

De Diensten worden aan de Klant aangeboden tegen een jaarlijks recurrente licentiekost per Werknemer voor het gebruik van de Cafetariaplan tool. Kosten voor consultancy m.b.t. de opzet of herwerking van het cafetariaplan van de Klant worden door Payflip meegedeeld aan de Klant op individuele basis en op verzoek van deze Klant.


Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en zijn exclusief btw en eventuele verzekerings- en administratiekosten, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. 


‍Voor zover de prijzen zijn gebaseerd op de alsdan geldende hoogte van loonkosten, socialezekerheidsbijdragen en overheidslasten, verzekeringspremies, kosten van materialen en infrastructuur, wisselkoersen en/of andere kosten, is Payflip bij een verhoging van één of meer van deze prijsfactoren gerechtigd haar prijzen dienovereenkomstig op te trekken en dit in overeenstemming met de wettelijk toegelaten normen. Mocht ze haar prijzen inderdaad verhogen, dan verbindt Payflip er zich toe om de Klant hiervan minstens één maand vóór de toepassing van de nieuwe prijzen op de hoogte te brengen per mail. 


Door het sluiten van een Overeenkomst met Payflip gaat de Klant uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie door Payflip. Een eerste factuur voor de consultancy services zal opgemaakt worden op het moment van aanvaarden van de fee quote. Een tweede factuur m.b.t. de gebruikers fees zal opgemaakt worden binnen de tien dagen na het lanceren van de Cafetariaplan tool voor Werknemers.


7.2 Betaling

Payflip behoudt zich het recht voor integrale betaling aan de Klant te vragen alvorens de Diensten te beginnen verstrekken. Als de Klant deze vooruitbetaling niet te gepasten tijde, als Payflip hierom verzoekt, uitvoert, wordt het verstrekken van de Diensten automatisch opgeschort en wordt de prijs, zonder voorafgaande ingebrekestelling, verhoogd met een verwijlinterest van een percent (1 %) per maand, waarbij elke begonnen maand telt als een volledige maand. Bovendien heeft Payflip het recht de Diensten als geannuleerd te beschouwen en dient de Klant een vaste compensatievergoeding van € 500 (excl. btw) te betalen, onverminderd het recht van Payflip om een hogere vergoeding te vragen.


‍In alle andere gevallen moet de Klant alle facturen van Payflip volledig betalen via overschrijving op de door Payflip meegedeelde rekening, binnen de betalingstermijn vermeld op de factuur en zonder korting op de factuurdatum.


Facturen kunnen enkel rechtmatig betwist worden door de Klant als deze binnen de zeven (7) dagen na de factuurdatum een e-mail stuurt met vermelding van (i) de factuurdatum, (ii) het factuurnummer en (iii) een grondige motivering. Een dergelijke betwisting ontslaat de Klant niet van zijn verplichting tot betaling.


De onvoorwaardelijke betaling door de Klant van (een deel van) het factuurbedrag wordt als uitdrukkelijke aanvaarding van de factuur beschouwd.


‍Gedeeltelijke betalingen door de Klant worden altijd aanvaard onder voorbehoud van wijziging en zonder dat hiermee enig nadeel wordt berokkend, en worden eerst toegewezen aan de inningskosten, vervolgens aan de geleden schade, de verschuldigde interesten en daarna pas aan de hoofdsom, waarbij de voorkeur wordt gegeven aan het toewijzen van het betaalde geld aan de oudste uitstaande hoofdsom. 


7.3 Gevolgen van niet- of laattijdige betaling

Elke factuur die op de vervaldag niet of slechts gedeeltelijk betaald is, wordt zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een verwijlinterest van een percent (1 %) per maand, waarbij elke begonnen maand telt als een volledige maand, naast € 500 (excl. btw) bij wijze van forfaitaire schadevergoeding, onverminderd het recht van Payflip om een hogere vergoeding te vragen.


‍Daarnaast heeft Payflip het recht de verdere verstrekking van de diensten op te schorten of te annuleren en worden alle andere facturen onmiddellijk vervallen en opeisbaar, zelfs als ze in wezen nog niet vervallen waren. Alle toegestane betalingstermijnen zullen niet langer van toepassing zijn.


Hetzelfde geldt in geval van dreigend faillissement, gerechtelijke of minnelijke ontbinding, staking van betaling, alsook bij elk ander feit wijzend op de insolvabiliteit van de Klant.

8. Looptijd en beëindiging van de Algemene Voorwaarden

8.1 Looptijd

Deze Algemene Voorwaarden hebben een looptijd tot 31 december van het huidige kalenderjaar (hierna ‘Eerste Termijn’), tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. 


De looptijd zal automatisch verlengd worden met een (1) kalenderjaar, als de Algemene Voorwaarden niet door de Klant of door Payflip opgezegd worden tegen uiterlijk (45) kalenderdagen voor de afloop ervan, wat Payflip het recht zal geven om de Klant voor de verlengde looptijd te factureren.

8.2 Beëindiging tijdens de Eerste Termijn

De Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat, voor zover een van de Partijen de Algemene Voorwaarden wenst te beëindigen vóór het aflopen van de Eerste Termijn, de vergoeding voor de overeengekomen Diensten verschuldigd blijft en dat de Partij die opzegt gedurende de Eerste Termijn van de Diensten kan blijven gebruikmaken. 

8.3 Beëindiging zonder motivatie

Elke Partij kan, op elk gewenst moment na de Eerste Termijn, deze Algemene Voorwaarden of een deel ervan beëindigen zonder motivatie door de andere Partij hiervan ten minste 45 kalenderdagen op voorhand op de hoogte te brengen met een aangetekend schrijven of een aangetekende mail. De opzeggingsperiode start op de eerste dag van de maand die volgt op de datum van aflevering van de opzegging.

‍8.4 Beëindiging van de Algemene Voorwaarden ingevolge wezenlijke inbreuk of uitzonderlijke omstandigheden


Niettegenstaande iedere andersluidende bepaling in deze Algemene Voorwaarden mogen beide Partijen de Overeenkomst te allen tijde beëindigen, zonder enige gerechtelijke tussenkomst, wanneer: 

  • Een Partij een wezenlijke inbreuk pleegt op een van de bepalingen van de Overeenkomst en, in weerwil van een e-mail van de andere Partij teneinde een dergelijke inbreuk niet meer te plegen en de situatie recht te zetten, hieraan geen gevolg geeft binnen twintig (20) dagen na ontvangst van deze e-mail, onverminderd het recht van de andere Partij om van de in gebreke zijnde Partij een bijkomende vergoeding te vragen voor deze contractbreuk; 
  • Er zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen waardoor het onmogelijk is een professionele samenwerking tussen Payflip en de Klant voort te zetten.


De Partijen komen overeen dat volgende omstandigheden als uitzonderlijke omstandigheden moeten beschouwd worden:

  • Als een Partij haar betalingen staakt, het faillissement aanvraagt, failliet wordt verklaard, in vereffening of een soortgelijke regeling gaat of ontbonden wordt;
  • Wanneer zich gebeurtenissen voordoen waardoor een van de Partijen haar contractuele verplichtingen niet degelijk kan nakomen of waardoor redelijkerwijs van een van de Partijen niet verwacht kan worden dat zij haar contractuele verplichtingen nakomt;
  • Overmacht of hardship die aanhoudt gedurende een ononderbroken periode van meer dan twee (2) maanden na het moment waarop de Partij, die met deze overmacht wordt geconfronteerd, de andere Partij daarvan op de hoogte stelt.


8.5 Gevolgen van de beëindiging van de Algemene Voorwaarden

Bij beëindiging van de Algemene Voorwaarden: 

  • verbindt Payflip zich ertoe de account van de Klant en de accounts van de Werknemers van de Klant binnen de vijf (5) werkdagen te deactiveren; 
  • zal elke Partij haar gebruik van Vertrouwelijke informatie en beschermd materiaal van de andere Partij staken en de informatie en het materiaal in kwestie aan de andere Partij terugbezorgen.


Artikels 13, 14 en 15 zullen ook na de vervaldatum of beëindiging van de Algemene Voorwaarden, om welke reden dan ook, blijven voortbestaan en onverminderd van kracht blijven in overeenstemming met hun respectieve bepalingen.


De beëindiging van de Algemene Voorwaarden, om welke reden ook, doet geen afbreuk aan de rechten die iedere Partij reeds verwierf, waaronder het recht van Payflip op de integrale vergoeding voor de overeengekomen Diensten.

9. Aansprakelijkheid

Niets in deze Algemene Voorwaarden is een uitsluiting of beperking van de aansprakelijkheid van beide Partijen voor fraude of opzettelijk wangedrag.


De aansprakelijkheid van Payflip blijft beperkt tot het laagste van de volgende twee bedragen: (i) de factuurwaarde van de Diensten verstrekt door Payflip in het jaar waarin het aansprakelijkheidsverwekkend feit is ontstaan, of (ii) het bedrag van de betaling van de verzekeringen die afgesloten werden door Payflip; ze blijft evenwel in ieder geval beperkt tot de wettelijke aansprakelijkheid krachtens de Belgische wetgeving.


Payflip is in geen enkel geval verplicht een vergoeding te betalen voor indirecte en/of gevolgschade (waaronder, maar niet uitsluitend inkomensverlies of schade aan derden) of schade te wijten aan overmacht/hardship (cf. Artikel 11).


‍Payflip is evenmin aansprakelijk voor schade die rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt wordt door een daad van de Klant of van een derde, ongeacht of deze werd veroorzaakt door een fout of nalatigheid.


Het beoogde gebruik van de Diensten door de Klant wordt geheel op zijn verantwoordelijkheid en risico bepaald. Payflip kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die er uit dit beoogde gebruik zou voortvloeien.


De Klant zal rechtmatig handelen en gaat akkoord Payflip te vergoeden, te verdedigen en te vrijwaren van alle schade, kosten en uitgaven die door Payflip worden gemaakt als gevolg van een vordering met betrekking tot het niet-nakomen van de verplichtingen van de Klant.

10. Verhouding tussen de Partijen

Payflip handelt als zelfstandige opdrachtnemer bij het verstrekken van de Diensten. 

De Partijen hebben geen tussenpersoons- of partnerschapsrelatie en hebben geen bevoegdheid om de andere Partij in enige zaak te vertegenwoordigen of te binden, behalve zoals uitdrukkelijk toegestaan in deze Algemene Voorwaarden.

11. Overmacht

Payflip is niet aansprakelijk voor inbreuken op haar verplichtingen die veroorzaakt werden door overmacht of hardship. Worden gewoonlijk beschouwd als gevallen van overmacht of hardship: alle redelijkerwijs op het ogenblik dat de Overeenkomst werd gesloten onvoorzienbare en onvermijdbare omstandigheden, die, Payflip in de onmogelijkheid stellen de Overeenkomst uit te voeren of de uitvoering van de Overeenkomst financieel of anderszins moeilijker dan normaal verwacht werd maken (waaronder, maar niet uitsluitend: niet redelijkerwijs voorzienbare hacking, oorlog, natuurrampen, brand, inbeslagname, vertragingen of faillissement van derden waarmee Payflip samenwerkt, personeelstekort, stakingen, organisatorische omstandigheden, terroristische dreiging of daad).


Voormelde situatie geven Payflip het recht de Overeenkomst aan te passen of op te schorten middels een eenvoudige elektronische kennisgeving aan de Klant, zonder dat Payflip aansprakelijk is voor enige mogelijke schade. Als de situatie van overmacht en/of hardship langer dan 2 maanden aanhoudt, hebben de partijen het recht om de Overeenkomst te beëindigen.

12. Overdracht en toewijzing

12.1 Rechtsopvolging

Deze Algemene Voorwaarden zal bindend zijn voor de respectievelijke rechtsopvolgers en toegestane rechtverkrijgenden van de Partijen.

12.2 Toegestane overdracht

Elke Partij kan haar rechten en plichten voortvloeiende uit deze Algemene Voorwaarden als volgt toewijzen, overdragen of op andere wijze toekennen of delegeren: (1) aan een Verbonden Onderneming met een nettowaarde die minstens gelijk is aan die van de Partij; of (2) als onderdeel van de verkoop of overdracht van alle of van een groot deel van de activa en business van de Partij, onder meer door fusie of consolidatie met een entiteit die de uit deze Algemene Voorwaarden voortvloeiende taken en verplichtingen kan opnemen en uitvoeren.

12.3 Kennisgeving

Indien de Klant haar rechten of verplichtingen voortvloeiende uit deze Algemene Voorwaarden aan een andere partij zoals vermeld in sectie 15.2 wenst toe te wijzen, over te dragen of op andere wijze wenst te verlenen of te delegeren, dan zal zij Payflip ten minste twee (2) maand op voorhand (teneinde Payflip toe te laten administratieve en/of technische wijzigingen in te plannen indien deze nodig zouden zijn en die kunnen onderworpen worden aan kosten door de Partijen overeen te komen) om de toestemming vragen, die niet op onredelijke grond kan worden geweigerd.

12.4 Nietigheid

Elke poging tot toewijzing die niet voldoet aan de bepalingen van deze sectie zal nietig zijn.


13. Intellectuele Eigendom

13.1 Geen overdracht


Payflip is en blijft de enige eigenaar van alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot de Payflip Diensten, software en alle documenten, rapporten, slides, tekeningen en foto's die tijdens het verstrekken van de Diensten ter beschikking van de Klant worden gesteld. De door de Klant aan Payflip betaalde kosten houden aldus geen vergoeding in voor een overdracht van intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten.

13.2 Verwerving van intellectuele eigendom

Alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot de door Payflip, haar werknemers, haar consultants of onderaannemers, al dan niet tijdens de uitvoering van deze Algemene Voorwaarden gerealiseerde werken, zoals software, de documentatie en materialen, documenten, schetsen, technologie, vaardigheden, knowhow en informatie met betrekking tot de software, al dan niet voorafgaan aan de Ingangsdatum van de Algemene Voorwaarden, worden uitsluitend verworven door of in licentie gegeven aan Payflip en/of haar respectieve licentiegevers, mocht dit het geval zijn.


13.3 Licentie

Uitsluitend voor de doeleinden beschreven in deze Algemene Voorwaarden of elke toepasselijke documentatie, verleent Payflip de Klant tijdens de looptijd van deze Algemene Voorwaarden, een niet-exclusieve, niet-overdraagbare wereldwijde licentie zonder het recht om sublicenties te verlenen.

Onder geen beding zal een dergelijke licentie: 

  • De Klant enig recht toekennen op (het gebruik van) de handelsnamen, merknamen en/of handelsmerken van Payflip;
  • De Klant het recht toekennen om Payflip te vragen hem een kopie van eender welke broncodes, software of andere middelen die door Payflip gebruikt worden om de Diensten te leveren te bezorgen;
  • De Klant het recht toekennen om de software van Payflip te kopiëren, verkopen, uit te lenen, te geven, leasen, toe te kennen, te commercialiseren, onthullen of op een andere manier ter beschikking te stellen van derden, te reproduceren, wijzigen of om op welke manier ook te dupliceren
  • De Klant het recht toekennen om de software te gebruiken met het doel software of een andere methode of module (te helpen) ontwikkelen die (grotendeels) dezelfde functie uitvoert als (deel van) een dergelijke software.
  • De Klant het recht toekennen op het (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de software van Payflip.
  • De Klant het recht toekennen om de software van Payflip en/of de bovenstaande elementen te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bestemd zijn zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Payflip.


13.4 Wijzigingen

Alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot correcties, wijzigingen en updates aan de software of andere materialen, documenten, technologie, schetsen, vaardigheden, kennis en informatie met betrekking tot de Diensten, die aangebracht werden op basis van informatie, advies of kennis afkomstig van de Gebruiker, horen uitsluitend aan Payflip toe. De Klant of de Werknemer zullen geen rechten opeisen met betrekking tot bovengenoemde intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten of een soortgelijke bescherming, of stappen ondernemen om vermeende rechten die daarmee verband houden te laten registreren, in te dienen of te beschermen.


14. Privacy

Payflip verbindt zich ertoe de gegevens van de Klant en haar Werknemers in te zamelen en te verwerken in overeenstemming met de Privacyverklaring van Payflip, die kan geraadpleegd worden in de Cafetariaplan tool.

15. Vertrouwelijkheid 

15.1 Verplichtingen inzake vertrouwelijkheid

Elke Partij erkent dat het toegang kan krijgen tot Vertrouwelijke Informatie of Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij kan verkrijgen in verband met deze Algemene Voorwaarden. De Ontvangende Partij zal de Vertrouwelijke informatie van de Bekendmakende Partij vertrouwelijk en veilig houden en deze beschermen tegen een ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking ervan door minstens dezelfde mate van zorg te besteden als de Ontvangende Partij besteedt om het ongeoorloofde gebruik of openbaarmaking van haar eigen soortgelijke Vertrouwelijke Informatie te verhinderen, maar in geen geval minder dan redelijke zorg. De Ontvangende Partij mag Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij onthullen aan elke werknemer, ambtenaar, directeur, serviceprovider, vertegenwoordiger, aannemer die een legitieme behoefte heeft deze informatie te kennen in het kader van deze Algemene Voorwaarden en die ertoe gehouden is het Vertrouwelijke karakter van de informatie van de Bekendmakende partij te beschermen op een manier die wezenlijk gelijkwaardig is aan de manier die van de Ontvangende Partij wordt geëist. De Ontvangende Partij mag ook Vertrouwelijke informatie van de Bekendmakende Partij onthullen aan de regelgevende instanties en auditors van de Ontvangende Partij mits zij op de hoogte werden gebracht van de verplichtingen tot vertrouwelijkheid die de Ontvangende Partij heeft ten aanzien van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij en ze de Vertrouwelijkheidsbepalingen naleven zoals vereist door deze Algemene Voorwaarden. Bij ongeoorloofde verspreiding, verlies van of onvermogen de Vertrouwelijk Informatie van de Bekendmakende Partij te vrijwaren, zal de Ontvangende Partij de Bekendmakende Partij onverwijld op de hoogte brengen en zal met de Bekendmakende Partij samenwerken en de maatregelen nemen die nodig zijn of die redelijkerwijze door de Bekendmakende Partij kunnen worden gevraagd om de overtreding en de mogelijke schade die hieruit voortvloeit te beperken en een herhaling van deze overtreding te voorkomen.

15.2 Gedwongen openbaarmaking

Als de Ontvangende Partij juridisch gedwongen wordt Vertrouwelijke Informatie te onthullen van de Bekendmakende Partij op een wijze die niet toegestaan is door deze Algemene Voorwaarden, dan zal de Ontvangende Partij de Bekendmakende Partij onmiddellijk op de hoogte brengen van dit verzoek (tenzij zij dit wettelijk niet mag doen), zodat de Bekendmakende Partij een conservatoir bevel kan verkrijgen of een andere passende maatregel kan nemen. Indien een conservatoir bevel niet kan worden verkregen tegen de datum waarop de Ontvangende Partij aan het verzoek moet voldoen, mag de Ontvangende Partij dat deel van de Vertrouwelijke Informatie verstrekken dat zij wettelijk verplicht vermag te verstrekken.

15.3 Geen impliciete rechten

De Vertrouwelijke Informatie van elke Partij blijft het eigendom van deze Partij. Niets in deze Algemene Voorwaarden kan opgevat worden als een verplichting voor een Partij om haar Vertrouwelijke Informatie te verstekken aan de andere Partij, of als het geven of verlenen van, expliciet of impliciet, rechten of een licentie op de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij. Elke dergelijke verplichting of toekenning zal enkel worden voorzien door andere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.

15.4 Marketing

Alle media releases, publieke aankondigingen en openbare bekendmakingen door elke Partij met betrekking tot deze Algemene Voorwaarden of het onderwerp van deze Algemene Voorwaarden, met inbegrip van promotie of marketing materiaal, maar niet met inbegrip van aankondigingen die uitsluitend bedoeld zijn voor interne verspreiding of bekendmakingen voor zover vereist om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen die buiten de redelijke controle van de Bekendmakende Partij vallen, zullen gecoördineerd en goedgekeurd worden door de andere Partij voorafgaand aan de verschijning ervan. 


15.5 Teruggave of vernietiging

Op vraag van de Bekendmakende Partij tijdens de looptijd van deze Algemene Voorwaarden, zal de Ontvangende Partij een kopie van de aangewezen Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij aan de Bekendmakende Partij teruggeven of bezorgen. Wanneer de Ontvangende Partij de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij niet langer nodig heeft voor de uitvoering van deze Algemene Voorwaarden, of, in ieder geval na afloop of beëindiging van deze Algemene Voorwaarden, dan zal de Ontvangende Partij alle materialen in elk medium dat Vertrouwelijke Informatie kan bevatten, ernaar verwijst of erop betrekking heeft, retourneren aan de Bekendmakende Partij, of, vernietigen indien zo gewenst door de Bekendmakende Partij. De Ontvangende Partij zal op vraag van de Bekendmakende Partij schriftelijk bevestigen dat het alle exemplaren van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij die in het bezit of beheer zijn van de Ontvangende Partij of van haar partners of toeleveranciers heeft geretourneerd of vernietigd.

15.6 Duur van de geheimhoudingsplicht

De verplichtingen van de Ontvangende Partij die betrekking hebben op de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij die ter beschikking werd gesteld van de Ontvangende Partij voor of na de ondertekening van deze Algemene Voorwaarden, blijven van kracht tijdens de looptijd en na het verstrijken of beëindigen ervan, op de volgende manier. De verplichtingen van de Ontvangende Partij blijven van kracht tot ze volledig uitgevoerd zijn. Met betrekking tot het deel van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij dat onder het van toepassing zijnde recht een bedrijfsgeheim wordt beschouwd, zullen de verplichtingen van kracht blijven zolang de informatie als bedrijfsgeheim wordt beschouwd. Met betrekking tot het deel van de Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij dat persoonlijke identificerende informatie is, zal de verplichting permanent blijven gelden. Met betrekking tot alle andere Vertrouwelijke Informatie van de Bekendmakende Partij, zullen de verplichtingen blijven gelden tot twee jaar nadat de Ontvangende Partij alle exemplaren van de Vertrouwelijke Informatie in kwestie heeft geretourneerd of vernietigd.


16. Overige bepalingen

16.1 Volledige Overeenkomst

Deze Algemene Voorwaarden vormt de gehele Overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp ervan en vervangt, vanaf de Ingangsdatum, alle voorgaande verklaringen, geschriften, onderhandelingen of afspraken met betrekking tot dat onderwerp.

16.2 Afstand van recht

Geen verzuim of vertraging om enig recht, volmacht of rechtsmiddel uit te oefenen door een Partij houdt een afstand in van dat recht. Een enkele of gedeeltelijke uitoefening van enig recht, volmacht of rechtsmiddel sluit enige andere of toekomstige uitoefening van dat of enig ander recht, volmacht of rechtsmiddel niet uit. Een afstand van recht is niet geldig noch bindend voor de Partij die de afstand van recht toekent tenzij schriftelijk ingediend.

16.3 Deelbaarheid

Indien een bepaling in of enig onderdeel van deze Algemene Voorwaarden ongeldig, niet-bindend of afdwingbaar is of wordt, dan zal een dergelijke bepaling worden gescheiden van de Algemene Voorwaarden. De rest van deze Algemene Voorwaarden blijft volledig van kracht en de Partijen zullen te goeder trouw onderhandelen om de ongeldige bepaling te vervangen door een bepaling die de strekking van de ongeldige bepaling zo dicht mogelijk benaderd. De overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden blijven onverminderd van kracht.

16.4 Geschillenbeslechting en toepasselijk recht

Het Belgisch recht is van toepassing op deze Algemene Voorwaarden en alle rechten en plichten van de Partijen. 

Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar Payflip haar maatschappelijke zetel heeft.


Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied

Dit is een overeenkomst (hierna ‘End-User License Agreement’ of ‘EULA’) tussen u, natuurlijke persoon (hierna ‘User’ of ‘u’), en Payflip BV, rechtspersoon gevestigd in Edekestraat 44, 9800 Deinze (België) - met BTW-nummer 0746.748.857 (hierna ‘Payflip’). 

 

Payflip en de User worden hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Partijen’ en afzonderlijk als de ‘Partij’. 

 

De EULA heeft betrekking op de diensten en bijhorende software die Payflip aanbiedt en die hieronder gedefinieerd worden (hierna ‘Diensten’).  

 

Payflip heeft in het kader van haar payroll consultancy dienstverlening een IT oplossing ontwikkeld om cafetariaplannen efficiënt te kunnen uitrollen bij de kleinste ondernemingen in België (hierna ‘Cafetariaplan tool’).

 

Het contractuele kader tussen de Partijen voorziet de volgende overeenkomsten:

  • een overeenkomst tussen Payflip en de User (de huidige EULA);
  • een privacyverklaring van Payflip in het kader van gegevensbescherming (de “Privacyverklaring”);

 

De User wordt geacht de EULA te kennen en te aanvaarden, wanneer hij deze Diensten gebruikt.

2. Structuur

Deze EULA bestaat uit deze bepalingen en voorwaarden, samen met alle bijlagen die van tijd tot tijd door Payflip kunnen worden gewijzigd. Als er een conflict bestaat tussen of onder de documenten die deel uitmaken van deze Algemene Voorwaarden, dan prevaleren de bepalingen van het hoofddeel van deze EULA, tenzij een schriftelijke bijlage of een ander achteraf getekend, schriftelijk document de bepalingen en voorwaarden van de EULA uitdrukkelijk en nominatief wijzigen. In het geval deze EULA via het internet werd afgesloten – hetgeen de regel is –, komen de Partijen uitdrukkelijk overeen de bepalingen van artikel XII.10 van het Belgisch Wetboek van Economisch Recht toe te passen en verklaren ze expliciet dat alle informatie die nodig is voor het afsluiten van de EULA in elektronische vorm in deze EULA als dusdanig opgenomen zijn.


3. Definities


Alle hieronder gedefinieerde termen die met een hoofdletter beginnen, worden als volgt gedefinieerd:


Klant: uw werkgever, zijnde een rechtspersoon die een overeenkomst gesloten heeft met Payflip met betrekking tot de Diensten om deze te uwer beschikking te stellen.


Gebruikersaccount: een persoonlijke login voor de Cafetariaplan tool die u toelaat toegang te krijgen tot de Diensten en ze te gebruiken. De Gebruikersaccount kan ofwel het recht geven: om informatie over uzelf te uploaden; indien de Gebruiker een manager is, om informatie over de Gebruikers van zijn team te uploaden.


Diensten: de IT-diensten in de breedste zin van het woord (o.a. hosting-, onderhouds- en ondersteuningsdiensten) die door Payflip aan de Users en de Klant worden geleverd in verband met de Cafetariaplan tool.


‍Users: U als werknemer van de Klant of als een door de Klant aangeduide derde die gebruikmaakt van de Diensten.


4. Gebruikersaccount


U zal een of meerdere Gebruikersaccounts toegewezen krijgen, afhankelijk van wat de Klant beslist.  De Klant zal u informeren over de functies en beperkingen van uw Gebruikersaccount en over de bepalingen van deze voorwaarden voor gebruik.


Indien u de voorwaarden voor gebruik niet naleeft, zal de Klant uw ongepast of niet-toegelaten gebruik van de Diensten stopzetten en sanctioneren.


U bent (in overleg met de Klant) als enige verantwoordelijk voor het nemen van de gepaste veiligheidsmaatregelen om de veiligheid van de Accounts te garanderen. We raden u aan een uniek wachtwoord te creëren, om dit regelmatig te veranderen en gebruik te maken van een dubbele authenticatie.


 De Gebruikersaccounts zijn niet-exclusief en niet-overdraagbaar.


5. Verstrekken van de Diensten


Payflip heeft het recht om regelmatig onderhoudsactiviteiten en updates uit te voeren. Payflip verbindt zich ertoe de impact van dergelijke onderhoudsactiviteiten/updates op het gebruik van de Diensten zo beperkt mogelijk te houden maar geeft geen waarborgen over de duur dat de Diensten niet beschikbaar zullen zijn. Payflip kan de Klant en de User informeren over dergelijke onderhoudsactiviteiten/updates, als ze dit nuttig acht.


Noch problemen met betrekking tot het verstrekken van de Diensten noch onderhoudsactiviteiten/updates geven u recht op enige schadevergoeding.


6. Gebruik van de Diensten

U erkent dat de Diensten enkel gebruikt mogen worden voor interne aangelegenheden/ HR-doeleinden, in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en regelgevingen inzake.  De Diensten mogen niet gebruikt worden op een andere dan in deze voorwaarden voor diensten toegelaten wijze.


U gaat er in het bijzonder mee akkoord om af te zien van (zonder limitatief te zijn):

- Andere gebruikers om hun logingegevens te vragen

- In te loggen op de Gebruikersaccounts van andere Gebruikers / de Gebruikersaccount van andere Gebruikers te hacken

- De Diensten te verkopen, doorverkopen, er een licentie of sublicentie op toe te kennen, ze te verhuren, leasen of verspreiden aan een derde

- De Diensten te kopiëren, wijzigen, aan te passen, veranderen, vertalen of er afgeleide werken van te maken (met uitzondering van de kopieën, wijzigingen of afgeleide werken die uitsluitend gemaakt worden van de input/rapporten/overzichten die louter voor bedrijfsinterne doeleinden van de Klant gecreëerd worden)

- Computertechnologie te gebruiken die de Diensten zou kunnen beschadigen, hinderen of de eigendom erop verloren doet gaan waaronder virussen, Trojaanse paarden, wormen, tijdbommen en cancelbots;  

- Zich toegang te verschaffen tot de Diensten zonder toelating, inclusief het peilen, scannen of testen van de kwetsbaarheid van de Diensten of een door de Diensten gebruikte veiligheids- of authenticatiemaatregel te negeren;

- Het (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de Diensten;

- De betreffende copyright aanwijzingen te verwijderen of te wijzigen;

- Ongevraagde en/of commerciële berichten te versturen, zoals junkmail, spam en kettingbrieven;

- De Diensten te gebruiken voor de overdracht van gegevens, wanneer dit illegaal, lasterlijk, obsceen, misleidend of aanstootgevend is, inbreuk pleegt op de privacy van een ander, als grof, bedreigend of schadelijk geldt of een schending vormt van iemands intellectuele eigendom of anderszins verwerpelijk is, of de Diensten te gebruiken voor illegale/onwettige/schadelijke doeleinden in het algemeen (of anderen aan te zetten, aan te moedigen of de instructie geven om de Diensten op een dergelijke manier te gebruiken of een dergelijk gebruik te vergemakkelijken).


7. Simulaties in de Cafetariaplan tool


De Cafetariaplan tool laat u toe de impact van een bepaalde keuze voor een voordeel op uw budget te simuleren. Deze simulaties worden louter voor indicatieve doeleinden meegegeven en weerspiegelen geen bindend advies t.o.v. de fiscale gevolgen van elke keuze in de Cafetariaplan tool. 

8. Schorsing

Payflip behoudt zich het recht voor een of meer Gebruiksaccounts te schorsen als:

- Uw gebruik van de Diensten een veiligheidsrisico voor Payflip, de Diensten, de Klanten, de Gebruikers of een derde inhoudt;

- U een van de bepalingen van deze voorwaarden voor diensten niet naleeft;

- De Klant het nalaat de vergoedingen voor het gebruik van de Gebruiksaccounts tijdig te betalen.

De schorsing van Gebruiksaccounts geeft u geen recht op enige schadevergoeding.


9. Helpdesk

Als u hulp nodig heeft of een vraag heeft met betrekking tot de Diensten, kan u een beroep doen op de helpdesk.


‍De helpdesk is bereikbaar via e-mail (support@payflip.be).


10. Aansprakelijkheid

De Diensten worden door Payflip verstrekt op een 'as is'-basis (voor zover wettelijk toegestaan). 


Het beoogde gebruik van de Diensten door de Klant wordt geheel op zijn verantwoordelijkheid en risico bepaald. Payflip kan geenszins aansprakelijk worden gesteld als de Diensten niet geschikt zijn voor dit beoogde gebruik en evenmin voor elke directe of indirecte schade die er uit dit beoogde gebruik zou voortvloeien.


Als u Payflip uw wachtwoorden/logins (via de Diensten) meedeelt of enige andere vertrouwelijke informatie aan een derde verstrekt, doet u dit op eigen verantwoordelijkheid en kan Payflip in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de ontvangst hiervan.


U erkent dat Payflip alleen rechtstreeks door de Klant en niet door een derde, zoals uzelf, aansprakelijk gesteld kan worden.


11. Intellectuele Eigendom

Payflip is en blijft de enige eigenaar van alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot de Payflip Diensten, software en alle documenten, rapporten, slides, tekeningen en foto's die tijdens het verstrekken van de Diensten ter beschikking van de Klant worden gesteld. De door de Klant aan Payflip betaalde kosten houden aldus geen vergoeding in voor een overdracht van intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten.


Bijgevolg houden de Gebruikersaccounts het recht in om de Diensten te gebruiken tegen betaling. 


Er worgen geen impliciete licenties toegekend krachtens deze EULA. Onder geen beding zal een dergelijke Gebruikersaccount:


  • De User enig recht toekennen op (het gebruik van) de handelsnamen, merknamen en/of handelsmerken van Payflip;
  • De User het recht toekennen om Payflip te vragen hem een kopie van eender welke broncodes, software of andere middelen die door Payflip gebruikt worden om de Diensten te leveren te bezorgen;
  • De User het recht toekennen om de software van Payflip te kopiëren, verkopen, uit te lenen, te geven, leasen, toe te kennen, te commercialiseren, onthullen of op een andere manier ter beschikking te stellen van derden, te reproduceren, wijzigen of om op welke manier ook te dupliceren
  • De User het recht toekennen om de software te gebruiken met het doel software of een andere methode of module (te helpen) ontwikkelen die (grotendeels) dezelfde functie uitvoert als (deel van) een dergelijke software.
  • De User het recht toekennen op het (laten) reverse-engineeren, deassembleren of decompileren van de software van Payflip.
  • De User het recht toekennen om de software van Payflip en/of de bovenstaande elementen te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor ze bestemd zijn zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Payflip.



Alle intellectuele, industriële of andere eigendomsrechten met betrekking tot correcties, wijzigingen en updates aan de software of andere materialen, documenten, technologie, schetsen, vaardigheden, kennis en informatie met betrekking tot de Diensten, die aangebracht werden op basis van informatie, advies of kennis afkomstig van de User, horen uitsluitend aan Payflip toe. De User zal geen rechten opeisen met betrekking tot bovengenoemde intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten of een soortgelijke bescherming, of stappen ondernemen om vermeende rechten die daarmee verband houden te laten registreren, in te dienen of te beschermen.


12. Privacy

Payflip verbindt zich ertoe de gegevens van de User in te zamelen en te verwerken in overeenstemming met de Privacyverklaring van Payflip, die kan geraadpleegd worden in de Cafetariaplan tool.


De User erkent dat – wat de verwerking van de uw gegevens betreft – de Klant zal optreden als verwerkingsverantwoordelijke en Payflip als verwerker. Bijgevolg bepaalt de Klant de doeleinden en de middelen van de gegevensverwerking en draagt hij de volledige verantwoordelijkheid hiervoor. 


13. Vertrouwelijkheid

De User verbindt zich ertoe alle informatie die uit hoofde van of in verband met deze EULA bekend gemaakt wordt (ongeacht of dergelijke informatie al dan niet uitdrukkelijk vertrouwelijk is genoemd of als zodanig is aangemerkt) vertrouwelijk te houden en dergelijke vertrouwelijke informatie dus niet mee te delen aan anderen of ze te gebruiken voor andere doeleinden dan het uitvoeren van de EULA met Payflip.


Als de User deze verplichting niet nakomt, heeft Payflip het recht een vaste schadevergoeding van € 750 per inbreuk te vragen, onverminderd het recht van Payflip om een hogere schadevergoeding te vragen voor de reëel geleden schade, mits het bestaan en de omvang van de schade kan worden aangetoond.


14. Overige bepalingen


14.1 Volledige overeenkomst

Deze Algemene Voorwaarden vormt de gehele overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp ervan en vervangt, vanaf de Ingangsdatum, alle voorgaande verklaringen, geschriften, onderhandelingen of afspraken met betrekking tot dat onderwerp.

14.2 Afstand van recht

Geen verzuim of vertraging om enig recht, volmacht of rechtsmiddel uit te oefenen door een Partij houdt een afstand in van dat recht. Een enkele of gedeeltelijke uitoefening van enig recht, volmacht of rechtsmiddel sluit enige andere of toekomstige uitoefening van dat of enig ander recht, volmacht of rechtsmiddel niet uit. Een afstand van recht is niet geldig noch bindend voor de Partij die de afstand van recht toekent tenzij schriftelijk ingediend.

14.3 Deelbaarheid

Indien een bepaling in of enig onderdeel van deze Algemene Voorwaarden ongeldig, niet-bindend of afdwingbaar is of wordt, dan zal een dergelijke bepaling worden gescheiden van de Algemene Voorwaarden. De rest van deze Algemene Voorwaarden blijft volledig van kracht en de Partijen zullen te goeder trouw onderhandelen om de ongeldige bepaling te vervangen door een bepaling die de strekking van de ongeldige bepaling zo dicht mogelijk benaderd. De overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden blijven onverminderd van kracht.

14.4 Geschillenbeslechting en toepasselijk recht

Het Belgisch recht is van toepassing op deze Algemene Voorwaarden en alle rechten en plichten van de Partijen. 

Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar Payflip haar maatschappelijke zetel heeft.

Privacyverklaring

1. Toepassingsgebied

Dit is een overeenkomst (“Privacyverklaring”) tussen u, een natuurlijke persoon, die de Cafetariaplan tool van Payflip wil gebruiken (“User”), en Payflip BV, rechtspersoon gevestigd in Edekestraat 44, 9800 Deinze (België) - met BTW-nummer 0746.748.857 (hierna ‘Payflip’). 

Gezamenlijk wordt aan Payflip en de User gerefereerd door middel van de “Partijen”, of afzonderlijk door middel van de “Partij”.

Zoals gebruikt in deze Privacyverklaring, omvatten de termen "gebruiken" en "verwerken" van Persoonsgegevens (zoals hieronder gedefinieerd) het onderwerpen van de persoonlijke informatie aan statistische of andere analyse en het gebruiken of behandelen van persoonlijke informatie op welke manier dan ook, inclusief, maar niet beperkt tot het verzamelen, opslaan, evalueren, wijzigen, verwijderen, gebruiken, combineren, bekend maken en overdragen zoals gedetailleerd in deze Privacyverklaring.

Payflip ("wij" of "ons") biedt deze Privacyverklaring aan om u te informeren over ons beleid en onze procedures met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van Persoonsgegevens van elke persoon die gebruik maakt van de Cafetariaplan tool en de daarop aangeboden diensten (de "Users" of "u"). 

Overwegende dat:

  • Deze overeenkomst is opgesteld in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, met name de verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EC (“GDPR”);
  • de Partijen verbonden zijn door een contractuele relatie (hierna de “End-User License Agreement” of “EULA”);
  • In het kader van hun contractuele relatie, wensen de Partijen in deze Privacyverklaring hun respectievelijke rechten en plichten te regelen inzake de Verwerking van Persoonsgegevens.


Wordt overeengekomen wat volgt.


2. Persoonsgegevens


Payflip verzamelt en verwerkt twee soorten informatie: (i) informatie die u of uw werkgever aan ons verstrekt, en (ii) informatie met betrekking tot uw gebruik van de Cafetariaplan tool (gezamenlijk de "Persoonsgegevens"). Persoonsgegevens hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving.

i. Informatie die u of uw werkgever aan ons verstrekt:

Account:

Wanneer u zich aanmeldt op de Cafetariaplan tool, een door u gemaakte keuze registreert, ons een e-mail stuurt of communiceert met onze klantendienst, verstrekt u ons vrijwillig bepaalde Persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken. Dergelijke Persoonsgegevens kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot uw naam, geboortedatum, fysiek adres, e-mailadres, telefoonnummer, uitgaven in het verleden, factureringsgegevens, bankrekening- of andere betalingsgegevens. Indien u ons gegevens over een andere persoon verstrekt, bevestigt u hierbij dat u de GDPR volledig respecteert door dit te doen en dat u hiervoor alle noodzakelijke autorisatie hebt ontvangen.

We kunnen ook aanvullende informatie verzamelen die u vrijwillig aan ons verstrekt op uw account (d.w.z. persoonsgegevens die niet verplicht moeten worden verstrekt via het registratieproces), zoals foto's, beschrijvingen van uw interesses, familiale situatie, gesproken talen, wie u bent, waar u woont en wat u voor de kost doet.

Bovendien kan uw account andere noodzakelijke informatie bevatten. Deze informatie kan rechtstreeks door u of door uw werkgever worden verstrekt.

Correspondentie:

Wanneer u contact opneemt met onze klantendienst of een van de medewerkers van Payflip of wanneer u ons feedback geeft, kunnen we een dossier van die correspondentie bijhouden en de nodige informatie verzamelen om uw vraag te klasseren, erop te antwoorden en, indien van toepassing, een eventuele inbreuk op onze EULA of deze Privacyverklaring te onderzoeken.  

ii. Informatie die wij over u te weten komen door uw gebruik van de Cafetariaplan tool:

Wij kunnen uw IP-adres en bepaalde niet-persoonlijke informatie of geaggregeerde gegevens over hoe en wanneer u de Cafetariaplan tool gebruikt, verzamelen of verwerken. Deze informatie is gewoonlijk van technische aard (apparaatinstellingen en informatie, met inbegrip van maar niet beperkt tot het type browser, besturingssysteem, toetsenbordtaal, schermresolutie, IP-adres, locatie, enz.) en gedragsmatige aard (de door u ondernomen acties op de Cafetariaplan tool, met inbegrip van maar niet beperkt tot toegangstijden, gevraagde pagina's, uitgevoerde acties, enz.) en wordt gebruikt om statistische gegevens samen te stellen over het gebruik van de Cafetariaplan tool.

3.  Doeleinden van het verzamelen van Persoonsgegevens


Payflip verzamelt de Persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:

i. Uitvoering van een contract (art. 6, §1, b) van de GDPR):

Wij verwerken bepaalde Persoonsgegevens om de EULA tussen u en ons uit te voeren waardoor wij, de werkgever en eventuele dienstverleners uw keuzes kunnen verwerken, om u in staat te stellen uw budget te kennen, en, op een algemene manier, om de goede uitvoering van de diensten die wij u leveren te verzekeren.

Voor de uitvoering van onze diensten doen wij een beroep op derde dienstverleners:

  • Gegevensverwerkers: alleen voor zover vereist (d.w.z. om specifieke taken namens ons uit te voeren, zoals de opslag van gegevens, de overdracht van boekingsgegevens, gerichte communicatie op de Cafetariaplan tool), zullen dergelijke externe dienstverleners (waaronder enkele die zich buiten de Europese Unie bevinden) toegang hebben tot uw Persoonsgegevens. Zodra een dergelijke externe dienstverlener zijn specifieke taak en hun wettelijke relatie met Payflip heeft voltooid, zullen zij niet langer toegang hebben tot uw Persoonsgegevens, behalve zoals vereist door de wet. Onze onderaannemers zijn opgenomen in een register van verwerkingsactiviteiten (dat intern wordt bijgehouden). Wij zorgen ervoor dat al onze onderaannemers hetzelfde niveau van bescherming bieden voor uw Persoonsgegevens als wij (inclusief onderaannemers gevestigd buiten de EU). 

  • Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken: aangezien Payflip informatie aggregeert die eventueel door derde partijen wordt overgedragen, treden deze derde partijen op als verwerkingsverantwoordelijken of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken samen met Payflip en zijn zij ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens en dient u, samen met deze Privacyverklaring, hun specifieke Privacybeleid in dit verband te raadplegen. In een dergelijk geval kan Payflip uw Persoonsgegevens overdragen aan de derde partij die de door u gebruikte diensten heeft aangeboden (zoals uw e-mailadres, naam of telefoonnummer) voor zover dit noodzakelijk is om u in staat te stellen gebruik te maken van de op Payflip aangeboden diensten en/of in geval van illegaal gebruik van de diensten van de derde partij.

Indien u in meer detail wenst te weten aan welke derde partijen uw Persoonsgegevens zijn vrijgegeven, verwijzen wij u naar sectie 6 hieronder ("uw rechten").

ii. Naleving van wettelijke verplichtingen (art. 6, §1, c) van de GDPR):

We verwerken uw Persoonsgegevens ook om te voldoen aan de wet, om alle wettelijk verplichte papieren in te vullen in elk land/regio waar ofwel de User ofwel Payflip actief is, of in geval van illegaal gebruik, wanneer we bevelen ontvangen van gerechtelijke autoriteiten. 

Tot slot kunnen wij ook nagaan of u uw verplichtingen uit onze EULA en onze Privacyverklaring nakomt en fraude en inbreuken op alle toepasselijke regels en reglementeringen onderzoeken.

iii. Legitieme belangen (art. 6, §1, f) van de GDPR):

Buiten het verzamelen van uw Persoonsgegevens om onze diensten aan u te leveren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, kunnen wij uw Persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor de volgende doeleinden:


a. Verbeteren van de gebruikerservaring:

Het volgen van uw gebruik van de Cafetariaplan tool zal ons in staat stellen om onze diensten te personaliseren naar uw behoeften en geüploade gegevens met betrekking tot uw profiel te verwerken. Het zal u in staat stellen de Cafetariaplan tool correct te gebruiken. Dit zal ons ook in staat stellen meer te weten te komen over de voorkeuren van de User en algemene trends op de Cafetariaplan tool teneinde de kwaliteit van de Cafetariaplan tool te verbeteren en uw ervaring te personaliseren.


b. Klantenservice te verlenen:

Wij kunnen aanvullende Persoonsgegevens verzamelen om algemene klantenadministratie van uw account uit te voeren door u te voorzien van specifieke informatie over beschikbare diensten en door u mededelingen te sturen over de Cafetariaplan tool (bijv. aanstaande veranderingen of verbeteringen) evenals onze andere producten en diensten en te reageren op uw vragen, uw verzoeken te behandelen of eventuele problemen op te lossen.


c. Het uitvoeren van marketingacties:

Wij kunnen uw Persoonsgegevens verwerken om contact met u op te nemen met nieuwsbrieven, op maat gemaakte suggesties en informatie over evenementen, promoties en andere producten of diensten, alsmede communicatie over de Cafetariaplan tool.

U kunt er te allen tijde voor kiezen om u af te melden voor marketingacties die door Payflip worden verzonden en/of post/e-mailcorrespondentie van Payflip indien u niet meer wilt dat uw Persoonsgegevens worden gebruikt voor een van de bovengenoemde doeleinden. Indien u geen commerciële communicatie meer van ons wenst te ontvangen, kunt u er op elk moment voor kiezen om u uit te schrijven voor dergelijke commerciële communicatie door ons een e-mail te sturen op info@payflip.be.


d.   Statistieken genereren en statistische analyses uitvoeren:

Wij kunnen anonieme statistieken genereren over het gebruik van de Cafetariaplan tool om deze te verbeteren en om statistische analyses uit te voeren.


e.   Delen van informatie met derden:

Sommige van uw Persoonsgegevens kunnen worden bekendgemaakt aan de payroll verwerker (bv. sociaal secretariaat) van uw werkgever om onze diensten te verbeteren en om de Cafetariaplan tool goed te laten functioneren en om alle noodzakelijke gegevens te hebben die op de Cafetariaplan tool kunnen worden opgenomen. 

Geen enkele Persoonlijke Gegevens zullen ooit worden bekendgemaakt aan derde partijen voor marketing, reclame en promotionele doeleinden. Alleen anonieme informatie kan openbaar worden gemaakt aan derden voor marketing-, reclame- en promotionele doeleinden, alsmede voor statistische doeleinden voor payroll trends. 

Indien u in meer detail wenst te weten aan welke derde partijen uw Persoonsgegevens werden meegedeeld, gelieve dan te verwijzen naar deel 6 hieronder ("uw rechten").

iv. Andere verwerkingen:

Wij zullen altijd uw toestemming vragen voordat wij Persoonsgegevens gebruiken voor een ander doel dan de doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn uiteengezet. 


4.  Beveiliging van uw Persoonsgegevens

Om verlies, misbruik en wijziging van uw Persoonsgegevens te voorkomen, heeft Payflip een verscheidenheid aan passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd die voldoen aan of verder gaan dan de industrie standaard technologieën, om de vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens te waarborgen en uw online veiligheid te garanderen. Payflip kan echter niet garanderen dat onbevoegde toegang nooit zal plaatsvinden.

Payflip doet haar best om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw Persoonsgegevens te beschermen. 

In geval van schending van uw Persoonsgegevens, verbindt Payflip zich ertoe de Gegevensbeschermingsautoriteit onverwijld en, indien mogelijk, niet later dan 72 uur nadat zij kennis heeft genomen van een dergelijke schending, op de hoogte te brengen. 

Payflip is in geen geval aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die het gevolg is van een verkeerde of onwettige behandeling door derden.


U mag uw account niet openbaren aan of delen met derden. Indien uw account gehackt dreigt te worden (bijvoorbeeld doordat u uw computer kwijt bent), verzoeken wij u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen door een e-mail te sturen aan info@payflip.be


5.  Bewaartermijn van de gegevens

Wij verwerken uw Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden uiteengezet: wij bewaren uw Persoonsgegevens wel zolang uw account actief is of wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is om u in staat te stellen gebruik te maken van de Cafetariaplan tool. 

6.  Uw rechten

De uitoefening van uw rechten is gratis en kan op elk moment gebeuren, op voorwaarde dat dit toegelaten is door de wet. Indien en voor zover voorzien door de toepasselijke Belgische en Europese wetgeving, heeft u het recht:

  • om van Payflip bevestiging te krijgen of uw Persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dat het geval is, heeft u het recht op toegang tot deze Persoonsgegevens die worden verwerkt;
  • om van Payflip, zonder onnodige vertraging, de rectificatie van onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens te verkrijgen
  • van Payflip de wissing van Persoonsgegevens te verkrijgen;
  • van Payflip de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen;
  • om uw Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd en algemeen gebruikt, machine-leesbaar formaat en om deze Persoonsgegevens te laten overdragen;
  • om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens en om op elk moment en zonder enige rechtvaardiging bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens en/of tegen de doorgifte van uw Persoonsgegevens aan derden voor direct marketing doeleinden (inclusief profilering).

Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar info@payflip.be of door een brief te sturen naar het adres van Payflip zoals hierboven vermeld. U kunt dit verzoek ook indienen via uw werkgever met wie Payflip steeds in contact staat.

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw Persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (de Gegevensbeschermingsautoriteit) door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of een ander e-mailadres dat door de bevoegde toezichthoudende autoriteit (https://www.dataprotectionauthority.be/contact-us) wordt verstrekt.  

7.  Wijzigingen in dit beleid

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Alle wijzigingen in de Privacyverklaring zullen worden gepubliceerd op de Cafetariaplan tool. In het geval van significante wijzigingen in de Privacyverklaring die resulteren in het gebruik van uw Persoonsgegevens door Payflip op een wijze die wezenlijk verschilt van de wijze zoals vermeld ten tijde van de verzameling, zullen wij u voorzien van een specifieke kennisgeving op de Cafetariaplan tool en/of u een kennisgeving per e-mail sturen.

8.  Cookies

Payflip maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer of mobiel apparaat. Deze cookies stellen de Cafetariaplan tool in staat om informatie te onthouden die de manier verandert waarop de Cafetariaplan tool zich gedraagt of eruit ziet, zoals uw voorkeurstaal. Bovendien gebruikt de Cafetariaplan tool cookies om de kring van gebruikers te bepalen en om het gebruik van en de navigatie op de Cafetariaplan tool te vergemakkelijken (b.v. cookies worden gebruikt om te voorkomen dat u elke keer moet inloggen voor gepersonaliseerde diensten door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren). Het gebruik van cookies is algemeen aanvaard en vrijwel alle belangrijke applicaties en websites gebruiken ze.

De volgende cookies worden opgeslagen wanneer u de Cafetariaplan tool bezoekt en gebruikt:

i. Cookies die essentieel zijn voor navigatie:

Dit zijn cookies die nodig zijn om de Cafetariaplan tool te kunnen gebruiken. Zonder hen zullen bepaalde secties niet correct functioneren, of helemaal niet. In het bijzonder maken zij navigatie mogelijk tussen de verschillende secties van de Cafetariaplan tool, het invullen van formulieren en een veilige verificatie van uw identiteit alvorens toegang te verlenen tot uw Persoonsgegevens.

ii. Functionele cookies:

Functionele cookies zijn bedoeld om de werking van de Cafetariaplan toolte vergemakkelijken en het gebruik ervan voor u een aangenamere en meer gepersonaliseerde ervaring te maken. Dit zijn cookies die bijvoorbeeld uw voorkeuren opslaan zoals taalkeuze of uw klantsegment, informatie verzamelen in formulieren voor statistische doeleinden (aantal unieke bezoekers, etc.) of analyse mogelijk maken van hoe gebruikers de Cafetariaplan tool gebruiken. 

U kunt uw internet browser configureren om geïnformeerd te worden over elk verzonden cookie of om ze systematisch te weigeren door de parameters van uw browser aan te passen. Payflip kan de toegang, het gebruik en de werking van de Cafetariaplan tool niet garanderen indien de opslag van cookies is uitgeschakeld. 

9. Wetgeving en bevoegde rechtbanken

Deze Privacyverklaring wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving die exclusief van toepassing is op elk mogelijk geschil.

Alle geschillen zullen uitsluitend beslecht worden door de rechtbanken van de plaats waar Payflip haar maatschappelijke zetel heeft.

10. Vragen

Als u nog vragen hebt over deze Privacyverklaring of de uitvoering ervan, kunt u contact opnemen via info@payflip.be.