Wat zijn de kosten eigen aan werkgever?

Als werkgever ben je verplicht om noodzakelijke werkmiddelen en -materialen aan te reiken aan je werknemers. Daarbij hoort ook de terugbetaling van bepaalde kosten die werknemers in het kader hun job hebben gemaakt. Deze worden ook wel “kosten eigen aan de werkgever” genoemd. 

Voorbeelden van zulke kosten zijn kosten voor parking, representatie, brandstof, car wash, thuisbureau, internetverbinding,...

De terugbetaling van deze kosten kan op twee manieren gebeuren: 

• via onkostennota’s voor de reële kosten 
• via de toepassing van forfaits die aanvaard zijn door de RSZ en de fiscus 
  

In veel gevallen is het handig om met forfaits te werken omwille van 2 redenen:

• Operationale eenvoud (je hoeft geen ticketjes bij te houden als werknemer)
• Financieel voordeel (de forfaits zijn in veel gevallen hoger dan de effectieve kosten van de werknemer - zo is er veelal een netto-voordeel voor de werknemer). 
  

Noteer dat werkgevers steevast een verantwoording moeten klaar hebben voor het bedrag van kosten dat terugbetaald wordt.  En dit ongeacht de soort van kosten die forfaitair terugbetaald worden. Deze forfaitaire terugbetaling moet immers zo veel mogelijk overeenstemmen met de realiteit. Zo niet, is er een vermoeden van verdoken loon, waar heuse straffen op staan!

Niet elke werknemer kan dus zomaar aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding. Als werkgever moet je kunnen aantonen dat die aannemelijk is voor een bepaalde werknemer, rekening houdend met zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

Maar welke soort kosten kan je eigenlijk betalen aan je werknemers? De meest terugbetaalde kosten zijn:

• Thuiswerkkosten,
• Representatiekosten,
• En mobiliteitskosten

(lees verder onder de afbeelding)

Thuiswerkkosten

Kosten voor thuiswerk zijn verbonden aan kosten die een werknemer maakt voor de inrichting en het gebruik van een bureau in zijn privéwoning. Concreet zijn het de kosten voor klein kantoormateriaal, de kosten voor het onderhoud en de reiniging van het bureau, de kosten voor elektriciteit, water en verwarming, de verzekeringen, drank en versnaperingen,…

Naast deze kosten kan je je werknemers ook vergoeden voor het professioneel gebruik van een privé internetaansluiting en het gebruik van hun eigen PC. 

Download onze salarisgids voor een handig overzicht van de forfaits die je kan gebruiken.

(lees verder onder de afbeelding)

Representatiekosten

Sommige werknemers hebben een vertegenwoordigende functie binnen het bedrijf. Ze nodigen klanten en partners uit, ze nemen deel aan business events, ze gaan de baan om op relaties te onderhouden. Typische voorbeelden zijn sales representatives, partnership managers, etc. Hier kunnen een aantal kosten van vertegenwoordiging (‘representatie’) mee gepaard gaan, zoals kosten voor drankjes, stomerij, geschenken,... 

De representatiekosten zijn klassiek een categorie van kosten die niet zo transparant is en soms (onterecht) hoge bedragen met zich meedraagt. Bij controles door de fiscus en de RSZ worden de terugbetalingen van deze kosten dan ook met een strenge bril bekeken. 

Wij raden aan om maximum EUR 120 aan representatiekosten per maand uit te betalen aan de hoogste, representatieve functies (directeurs). Noteer dat dit maximumbedrag sowieso verlaagd dient te worden naar EUR 50/maand in het geval er al baanvergoedingen toegekend worden.

Download onze salarisgids voor een handig overzicht van de forfaits die je kan gebruiken.

(lees verder onder de afbeelding)

Mobiliteitskosten

Hoewel het thuiswerken een blijver is, zullen werknemers zich noodzakelijkerwijs toch moeten verplaatsen van en naar de werkplek, een event of een andere professionele aangelegenheid. 

Hoe je ze daarvoor netto kan vergoeden lees je hieronder.

Kosten gerelateerd aan de bedrijfswagen

Samen met de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen, kan je als werkgever ook nog drie soorten maandelijkse onkostenvergoedingen uitbetalen. De toekenning van deze vergoedingen dient geformaliseerd te zijn in een car -of mobiliteitspolicy.

Kosten voor beroepsverplaatsingen

Als je als werkgever geen bedrijfswagen voorziet, kan overeengekomen worden dat de werknemer tegen een vergoeding zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsverplaatsingen (opgelet, woon-werkverkeer is géén professionele verplaatsing). Wil je deze vergoeding belastingvrij toekennen, dan kan deze maximaal €0,3707/km bedragen! Doet de werknemer deze verplaatsingen per fiets, bedraagt de maximaal vrijgestelde vergoeding €0,24/km.

Kosten gerelateerd aan woon-werkverkeer: wagen

Voor woon-werkverplaatsingen kan je als werkgever verschillende types vergoedingen toekennen naargelang het effectief gebruikte vervoermiddel.

Als de werknemer gebruik maakt van het openbaar vervoer, kan je uw werkgever ofwel de kostprijs van het abonnement terugbetalen, ofwel de dienstverlener rechtstreeks vergoeden (derdebetalersregeling). In dit geval is de ontvangen vergoeding fiscaal vrijgesteld voor het bedrag van het abonnement.

Kosten gerelateerd aan woon-werkverkeer: fiets & stapvergoeding

Als de werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan het openbaar vervoer (bv. te voet of bedrijfswagen), kan de vergoeding, die je werkgever toekent, fiscaal vrijgesteld worden voor een maximumbedrag van 420 euro per jaar.

Als de werknemer de fiets gebruikt voor zijn woon-werkverplaatsingen, kan de ontvangen kilometervergoeding vrijgesteld worden tot een maximumbedrag van 0,24 euro per afgelegde km. 

In enkele paritaire comités werd onlangs zelfs beslist om een verplichte fietsvergoeding uit te betalen aan voor werknemers die met de fiets naar het werk komen. Zo bestaat in PC 200 sinds juli 2020 de verplichting om een fietsvergoeding van min. €0,10/km (en maximum €4/dag) uit te betalen voor werknemers die met de fiets naar het werk komen.