Kostenvergoedingen: documenteer ze goed

Etentje met klanten? Gebruik van de eigen GSM of laptop? Thuisbureau? Noem maar op! Dit zijn slechts enkele voorbeelden van kosten die vaak door de werkgever worden terugbetaald aan werknemers. Deze kosten worden immers gemaakt voor beroepsdoeleinden en zijn dan ook ten laste van de werkgever. Een wettelijke definitie van kosten ten laste van de werkgever bestaat echter niet. De beoordeling of een kost eigen is aan de werkgever kan dus van case tot case verschillen.

Vrijgesteld van belastingen en RSZ

Ook de RSZ en de fiscus erkennen deze realiteit en aanvaarden dat een terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever, niet kan beschouwd worden als loon. Een terugbetaling is dus vrijgesteld van werkgevers- en werknemersbijdragen voor sociale zekerheid en belastingen. In hoofde van de werkgever is een terugbetaling van dergelijke kosten fiscaal aftrekbaar.

De terugbetaling van deze kosten aan de werknemer gebeurt idealiter o.b.v. bewijsstukken (facturen, BTW-bonnetjes, kastickets,..). Hoewel deze werkwijze een hele administratie met zich meebrengt, laat ze weinig ruimte tot discussie met de RSZ en fiscus.

Forfaitair bedrag

Om de administratieve rompslomp te vermijden, aanvaarden de RSZ en de fiscus dat de werkgever en de werknemer kunnen overeenkomen over een forfaitaire raming van de gemaakte kosten (per maand). Dit is een vast bedrag per kostencategorie (bv. representatie of thuiswerk) dat in principe onveranderlijk is en dat geacht wordt alle kosten in een bepaalde categorie te dekken. Omdat de forfaitaire waardering van de kosten niet gemakkelijk is (en veel werkgevers hun kans schoon zien om hoge bedragen te hanteren), hebben de RSZ en de fiscus (afzonderlijk!) richtlijnen uitgevaardigd omtrent de bedragen die zij aanvaarden als ‘realistisch’ en ‘acceptabel’.

‍

Thuiswerkvergoedingen

Populair zijn bijvoorbeeld de forfaitaire bedragen voor de kosten i.v.m. thuiswerk. Zo kunnen de werknemers die op regelmatige basis een deel van hun werk thuis doen en daar dus een bureau hebben ingericht, rekenen op een forfaitaire vergoeding van ongeveer € 127 per maand. Dit bedrag zou de kosten voor elektriciteit, verwarming en klein bureaumateriaal dekken. Bovendien komt er nog eens € 20 bij in het geval de werknemer zijn eigen internetverbinding of PC gebruikt.

Documentatie

Werkgevers moeten hun systeem van kostenvergoedingen wel kunnen motiveren en bewijzen dat deze forfaitaire bedragen overeenstemmen met de realiteit. Zo kan niet elke werknemer zomaar aanspraak maken op een forfaitaire kostenvergoeding: werkgevers moeten kunnen aantonen dat die aannemelijk is voor een bepaalde werknemer, rekening houdend met zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

Een goed gedocumenteerde onkosten policy is dus goud waard! Vragen omtrent de implementatie van deze interessante piste? Aarzel niet om een mailtje te sturen naar info@payflip.be!

‍

‍