Cafetariaplan : een heel gedoe voor een kleine KMO?

Alternatieve verloning, en specifiek het cafetariaplan, zit in de lift. In de wandelgangen wordt het zelfs dé HR-trend van de komende jaren genoemd. En ook KMO’s willen inzetten op de populaire trend van de “loonpakketten à la carte”. Velen zijn echter nog steeds afgeschrikt door de ogenschijnlijk hoge werklast die verbonden is met de invoering van een cafetariaplan. Payflip wil deze schrik van KMO’s graag wegnemen en legt daarom haarfijn uit wat de uitrol van een cafetariaplan voor de personeelsverantwoordelijken van KMO’s concreet betekent.

Leen Glorie

Customer Success Manager

December 12, 2021

De uitrol van een cafetariaplan binnen een onderneming valt doorgaans uiteen in 4 fases: de onboarding fase, de configuratie fase, de fase van lancering en de fase van follow-up. Hieronder lichten we ze alle vier heel praktisch aan jou toe!

Fase 1: Onboarding 

Geschatte tijdsbesteding in Payflip traject: 2u

Zoals bij de uitrol van elk project, groot of klein, binnen je onderneming, is er een plan van aanpak nodig. Scope van het project moet gedefinieerd worden, taken moeten verdeeld worden en deadlines moeten beslist worden. Dit is niet anders voor de uitrol van een cafetariaplan. 

In de allereerste meeting met de KMO, de “onboarding meeting”, geeft de customer success manager bij Payflip dan ook een woordje uitleg over de project tool ‘Notion’ die we bij Payflip gebruiken om de opzet van het cafetariaplan in goede banen te leiden. 

Tijdens deze onboarding meeting worden ook de kalenders op elkaar afgestemd. Het is immers zeer belangrijk samen toe te werken naar de belangrijke deadlines rond de presentatie van Payflip aan werknemers en de eigenlijke datum van lancering van de cafetariaplan tool. Daarnaast reserveert de customer success manager bij Payflip ook de tijd om de ‘payroll scan*’ toe te lichten. Ten slotte krijgen ook andere taken (bv. het reviewen van de door Payflip opgemaakte juridische documentatie) een duidelijk plaatsje op de to do lijst van de KMO.

Via de project tool van Notion, blijft het hele proces heel overzichtelijk en weet de personeelsverantwoordelijke op elk moment wat de volgende stappen zijn en wat er van hem/haar verwacht wordt.

*De invoering van een cafetariaplan voegt een extra laag toe aan het loonbeleid van je bedrijf. De fundering moet dus goed zitten. Daarom voert Payflip een 'payroll scan' uit. Tijdens deze scan nemen we het huidig loonbeleid van je bedrijf onder de loep en detecteren we eventuele pijnpunten voor de invoering van een cafetariaplan. Pijnpunten die we uiteraard graag samen met jou rechtzetten alvorens het cafetariaplan gelanceerd wordt! Als werkgever hoef je enkel ons de salarisdocumenten van jouw onderneming te bezorgen. 

Voorzie voor deze stap gaande van de onboarding meeting met Payflip tot het opladen van de salarisdocumenten van de payroll scan om en bij 2 uur.


Fase 2: Configuratie 

Geschatte tijdsbesteding in Payflip traject: 4u

Eens de fundering van de bestaande loonpakketten werd nagecheckt en Payflip zag dat het goed zit, kan er gestart worden met het concreet vormgeven van het cafetariaplan. Dit gebeurt via:

(1) het beslissen over budgetten (funding) en voordelen (spending) in het cafetariaplan door de KMO. Dit gebeurt via een uitgebreide, doch eenvoudig te begrijpen uitleg van elke component in Notion. 

(2) het vervolgens opmaken van de juridische documenten door Payflip. Onder ‘juridische documenten’ verstaan we: een policy, die op gedetailleerde wijze het kader en de spelregels vastlegt voor het invoeren en het beheren van het cafetariaplan, en een bijlage bij de arbeidsovereenkomst, die de wijziging aan het loonpakket formaliseert. 

(3) het in contact brengen van de KMO met de leverancier van voordelen door Payflip (bv. Alan voor de digitale ziekteverzekering en o2o voor fietslease).

(4) het afstemmen met het sociaal secretariaat door Payflip over de vraag hoe de gemaakt keuzes en resterend(e) budget(ten) verwerkt kunnen worden in de payroll. 

In de fase van configuratie dient de KMO de volgende tijdsinvesteringen te rekenen:

  • Beslissen over voordelen en budgetten: 2h. 
  • Doornemen van de juridische documentatie tijdens een meeting met de customer success manager van Payflip (zonder voorbereiding van deze meeting langs de kant van de KMO): 1,5h. 

Fase 3 : Lancering 

Geschatte tijdsbesteding in Payflip traject: 2,5u

Wanneer het cafetariaplan in grote lijnen is uitgewerkt, wordt de concrete lancering van het cafetariaplan samen voorbereid. Ook in deze stap neemt Payflip het grootste deel van het werk uit de handen van de personeelsverantwoordelijke:

  • Het customer success team van Payflip configureert en activeert jouw lijstje van budgetten en voordelen in de cafetariaplan tool van Payflip. 
  • Het customer success team van Payflip organiseert een webinar met het personeel om de in’s and out’s van het cafetariaplan eenvoudig en helder uit te leggen (zo hoef jij dat niet te doen!).
  • De personeelsverantwoordelijke communiceert de meest recente loondata naar Payflip teneinde Payflip de budgetten in het cafetariaplan op maat van de werknemer te laten berekenen.
  • Het customer success team van Payflip nodigt de personeelsverantwoordelijke uit voor een demo van de tool langs de admin kant, zodat alles duidelijk is wat er na de uitrol dient te gebeuren voor de person in charge (zie hieronder).
  • Het team van Payflip lanceert de cafetariaplan tool op de door jou gekozen dag, via een persoonlijk mailtje naar alle werknemers met een toegangslink tot de tool.

 

In deze fase neemt de aanwezigheid op de webinar het doorgeven van de loondata en de demo van de admin kant van de tool ongeveer 3,5h in beslag.


Fase 4 : Follow-up  

Geschatte tijdsbesteding in Payflip traject: afhankelijk van aantal werknemers en gemaakte keuzes - 10 werknemers/uur

Eens de cafetariaplan tool gelanceerd werd, moet er nog rekening gehouden worden met enkele follow-up taken.

Vooreerst kunnen werknemers, bij het betreden van de tool en daaropvolgend simuleren van keuzes in het cafetariaplan, mogelijks bijkomende vragen hebben over de werking van het plan. Dit vangt het Payflip team in de eerste plaats op door de werknemers te helpen via de chatbox in de tool. Mochten er nog vragen onbeantwoord blijven omdat die specifiek betrekking hebben op de relatie werkgever en werknemer, dient de personeelsverantwoordelijke tussen te komen. Als HR hoef je dus geen bijkomende tijd te spenderen aan Q&A sessies rond het cafetariaplan. 

Daarnaast dient de personeelsverantwoordelijke (op een ander bevoegd persoon) de door de tool gegenereerde bijlagen bij de arbeidsovereenkomst elektronisch te ondertekenen telkens wanneer een werknemer een keuze heeft gemaakt in de cafetariaplan tool. Jammer genoeg kan Payflip dit niet uit jouw handen nemen. Als werkgever ontvang je in dit verband telkens een e-mail wanneer een werknemer keuzes heeft ingediend en actie moet ondernomen worden.

Vervolgens dient de personeelsverantwoordelijke mogelijks bepaalde keuzes van werknemers in de tool manueel te verwerken. Specifiek gaat het hier over het IT-materiaal. Dit dient aangekocht te worden door de werkgever bij de webshop naar keuze. Andere voordelen in het cafetariaplan (zoals fietslease, verzekeringen,...) behoeven geen manuele actie door verschillende IT-integratie met providers in de cafetariaplan tool. 

De tijdsbesteding van de twee boven gaande stappen is uiteraard afhankelijk van het aantal werknemers binnen het bedrijf en de gekozen voordelen. Bij onze KMO’s zien we dat zij gemiddeld een tiental werknemers kunnen verwerken op 1u tijd

Ten slotte zorgt Payflip voor de correcte maandelijkse verwerking van de cafetariaplan keuzes in payroll, samen met jouw sociaal secretariaat. Tenzij je dit liever zelf doet ;).


Conclusie 

Ja, bij de invoering van een cafetariaplan mag je als personeelsverantwoordelijke niet blind zijn voor de tijdsinvestering om alles correct te verwerken. Zoals elke keuze op de werkvloer, dient ook de keuze voor een cafetariaplan een weloverwogen beslissing te zijn. 

Maar je staat er niet alleen voor. Payflip gaat werkelijk tot het uiterste om de gestandaardiseerde processen zo veel als mogelijk te automatiseren in onze gebruiksvriendelijke cafetariaplan tool. Zo probeert Payflip  de administratie tot een minimum te beperken of waar mogelijk volledig weg te nemen.


Goesting gekregen om bij Payflip te werken? 

Hier vind je al onze openstaande vacatures. Val je niet helemaal in deze kraam? Stuur ons gerust een berichtje op jobs@payflip.be. We maken graag kennis!

Afbeelding vacature

Smart reward expert

For our Belgian market, we are looking for a smart reward expert with at least 1 year of experience in the Belgian salary sector, whether it would be as a legal, tax or payroll consultant.

Lees meer (EN)
Afbeelding vacature

Legal Manager

For our Belgian market, we are looking for a legal customer success manager with at least 1 year of experience in social or tax law.

Lees meer (EN)
Afbeelding vacature

Software Engineer

For our Belgian market, we are looking for software engineers with 2 years of experience (or equivalent 😉). Ideally, you have experience in both frontend and backend development, but if not, your willingness to learn wins!

Lees meer (EN)

Meer over auteursrechten

Meer over bonussen

Meer over flexibel verlonen

Meer over flexibel verlonen

Meer over verlonen

Meer over mobiliteit